Vous êtes désormais sûrement habitué aux réunions en ligne. Il est en effet fort probable que vous vous concertiez régulièrement avec vos collègues en distanciel, et que vous deviez organiser ou participer à des réunions en ligne plus conséquentes. Quid si vous prévoyez sous peu une réunion plurilingue ? Comment la préparer au mieux ? Nous parcourons le tout pour vous dans cet article.
1 Connaissez vos participants
En tant qu’organisateur de la réunion, vous devez identifier les participants et les orateurs. S’agit-il d’une présentation pendant laquelle un orateur s’adresse surtout aux autres participants, ou plutôt d’un événement interactif pendant lequel de nombreuses personnes prennent la parole ? En outre, dans le cadre d’une réunion plurilingue en distanciel, il est important de connaître les langues parlées par les orateurs et par le public. La première étape consiste donc à dresser la liste des orateurs et des langues parlées.
2 Faites appel à des interprètes
Le nombre de langues pratiquées vous permet de déterminer le nombre d’interprètes nécessaires. Nous vous expliquons dans cet article comment réaliser ce calcul. Contactez une agence d’interprètes et parcourez ensemble votre situation concrète. Les interprètes sont ainsi impliqués dès le début et peuvent également vous conseiller.
3 Choisissez l’outil de réunion en ligne qui vous convient
La plupart des entreprises utilisent Microsoft Teams, Skype, Zoom ou Google Meet dans le cadre de leurs réunions en ligne. Malheureusement, la plupart de ces outils de réunion plus connus ou classiques ne se prêtent pas à l’interprétation simultanée, contrairement à QuaQua par exemple. Parmi les outils classiques, seul Zoom offre cette possibilité et permet d’utiliser plusieurs canaux audio, offrant ainsi un canal pour l’/les orateur(s) et pour l’/interprète(s).
4 Fournissez l’ordre du jour et/ou les présentations aux interprètes
Pour garantir le bon déroulement de l’interprétation, il n’y a rien de plus pratique que de fournir au préalable aux interprètes, la présentation ou l’ordre du jour de la réunion en ligne pour qu’ils puissent se préparer au mieux.
5 Veillez à mettre en place un environnement de réunion agréable
Les réunions en ligne peuvent s’avérer inconfortables : mauvaises connexion, bruit de fond dérangeant, problèmes de microphone ou d’écran, et cetera. Nous vous avions déjà donné quelques astuces pratiques pour vos réunions en ligne avec interprètes tout en mentionnant les éléments à prendre en compte. Lisez également cet article si vous voulez savoir comment une réunion en ligne avec des interprètes peut devenir un véritable calvaire. Afin de garantir un service de qualité à nos clients, nous avons installé dans nos bureaux, une cabine d’interprétation qui vient à point pour les missions à distance.
Ces conseils pourront certainement vous aider à organiser une réunion virtuelle plurilingue réussie. Nos interprètes se feront un plaisir de vous conseiller. Contactez-nous pour obtenir des conseils concrets et une offre correcte.
