Maîtrisez-vous le b.a.-ba des réunions en ligne ?
Si l’heure est à l’assouplissement progressif des mesures de confinement, les deux derniers mois ont vu l’émergence d’une nouvelle normalité sous la forme de réunions virtuelles.
Bon nombre d’organisations ont été prises de court par la décision de nos gouvernements de cadenasser soudainement le pays. Les entreprises autorisées à poursuivre leurs activités ont été priées de recourir autant que possible au télétravail. Rien de nouveau pour Déesse et Eloquentia dont le fonctionnement est depuis toujours axé sur le travail à distance. En revanche, pour d’autres entreprises, le défi s’est révélé beaucoup plus ardu.
Entretemps, un peu plus de deux mois ont passé. Les entreprises qui n’ont pas fermé leurs portes ont eu l’occasion de tester le mode de travail numérique ou de développer leur environnement virtuel existant. Une nouvelle normalité s’est peu à peu installée. Les réunions de travail alternent désormais avec les Zoom-apéros. Chacun s’est débrouillé avec les moyens du bord et s’est tant bien que mal familiarisé avec la nétiquette.
Quelles leçons avons-nous tirées ?
Les réunions en ligne sont épuisantes. Des études ont démontré que les participants à des réunions organisées sous l’œil d’une webcam sont en état d’alerte permanent étant donné que tout le monde peut en principe les voir. Pour ne pas nous faire remarquer, nous ne nous autorisons aucun moment de répit, même lors de simples conversations entre amis. Efforcez-vous donc de communiquer votre message de manière brève et efficace. Évitez les digressions qui risquent de prolonger inutilement la réunion. Ce n’est pas parce que vous êtes à la maison et que vous économisez des déplacements que votre temps est moins précieux.
Les réunions en ligne sont épuisantes. Je me répète, je sais. Mais c’est pour mieux introduire un conseil supplémentaire qui rendra vos réunions moins pénibles : équipez-vous d’un casque confortable et de bonne qualité, doté d’un microphone intégré. Rien de pire qu’un casque qui vous file la migraine au bout de dix minutes d’utilisation parce qu’il est trop serré au niveau des oreilles. Mieux vaut en outre éviter d’utiliser des haut-parleurs susceptibles de générer un écho chez vos interlocuteurs. L’emploi d’un microphone performant par l’ensemble des participants permet à chacun d’être parfaitement audible sans hurlements ni grésillements dans les oreilles.
Le principal objectif est d’éviter le fameux « choc acoustique ». Ce phénomène très désagréable se produit lorsqu’un son d’une intensité beaucoup trop élevée parvient à nos oreilles. Nous en avons déjà tous fait l’expérience : nous augmentons un peu le volume car nous peinons à comprendre ce que dit Martine lorsque Nicolas prend la parole sans crier gare et nous explose les tympans. Dans le meilleur des cas, nous sursautons un bon coup et baissons immédiatement le volume mais, au pire, nous risquons des dommages auditifs (permanents). Certains casques d’écoute sont conçus pour neutraliser ces chocs acoustiques et protéger ainsi votre ouïe. Vous possédez déjà un casque, mais il n’est pas pourvu d’un tel dispositif ? Pas de panique ! Vous pouvez aussi vous procurer un petit appareil qui se raccorde entre le casque et l’ordinateur et qui remplit la même fonction. Il existe même des logiciels (gratuits).
Pour assurer la fluidité de votre réunion en ligne, il est également recommandé d’utiliser une connexion Internet câblée. Le Wi-Fi fonctionne généralement bien, mais la connexion s’avère tout de même moins stable et moins rapide qu’avec un câble. Lorsqu’un grand nombre de caméras exploitent la même connexion, la différence est notable.
Enfin, dernier conseil : activez votre webcam. Comme je l’ai expliqué précédemment, l’utilisation de la webcam sollicite votre vigilance, mais il est quand même beaucoup plus agréable pour vos interlocuteurs de ne pas seulement vous entendre, mais aussi de vous voir. En cette période de semi-confinement, il est réconfortant de voir des visages familiers. N’oubliez pas non plus d’allumer votre caméra en cas d’interprétation en ligne de votre réunion. Dans la mesure où les auditeurs concernés n’entendent que la voix de l’interprète, il leur est difficile de savoir qui prend effectivement la parole lorsque la caméra ne fonctionne pas. Si vous ne voulez pas que vos collègues voient le désordre laissé par vos enfants dans votre bureau, vous pouvez toujours recourir à la fonction de floutage d’arrière-plan proposée notamment par Zoom et Skype. Et si cela ne vous suffit pas, vous pouvez moyennant quelques dizaines d’euros vous procurer un fond vert à accrocher à votre chaise de bureau pour un effet vraiment bluffant.
Les réunions virtuelles sont un art en soi mais, pour peu que l’on observe quelques règles de base, elles n’ont finalement rien de sorcier.
