Imaginez devoir participer à une réunion en ligne importante avec dix responsables de succursale en Europe de l’Ouest. Trois collègues viennent d’Allemagne, trois de France, deux du Royaume-Uni et un des Pays-Bas. Afin de garantir une communication efficace, vous décidez de faire appel à des interprètes dans le cadre de cette réunion. Aussitôt dit, aussitôt fait. La réunion virtuelle débute à 11 h.
Aie, ça se passe mal dès le début ! Après votre introduction, votre collègue anglais ne parvient pas à partager sa présentation. Vous tentez de régler le problème au niveau des paramètres, mais vous n’y parvenez pas immédiatement. Heureusement, vos collègues vous viennent en aide ! Mais, tout le monde parle en même temps et vous ne comprenez donc rien à leurs conseils avisés. Les interprètes sont eux aussi perdus car ils ne savent pas qui interpréter en priorité… Après dix minutes de chipotage, vous y êtes enfin parvenu : la présentation est visible de tous !
Votre collègue anglais fait un exposé d’un quart d’heure avant de passer la parole à une autre intervenante. Malheureusement, celle-ci n’utilise pas de casque doté d’un micro intégré avec pour résultat un écho en bruit de fond. Ce problème n’améliore bien évidemment en rien la communication (plurilingue)… Heureusement, son intervention est vite bouclée. C’est à présent au tour de la collègue française.
Depuis le tout début de la réunion, celle-ci rencontre des problèmes avec sa connexion Wi-Fi. Elle la perd ou alors l’image se bloque. Elle doit par conséquent souvent répéter ses explications, ce qui ralentit forcément la réunion. Après un temps, elle décide de mettre une partie de son explication dans la fenêtre de messagerie instantanée. Or, les interprètes traduisent ce qu’elle dit, et non pas ce qu’elle écrit. Son message n’est donc pas totalement traduit dans les autres langues. L’on ignore au final si tous les participants ont bien reçu le message en entier mais malheureusement le délai de la réunion doit être respecté. C’est au tour du collègue allemand !
Ce dernier a décidé de joindre l’utile à l’agréable puisqu’il se promène tout en participant à la réunion. Bonne idée puisque c’est excellent pour la santé ! À cette occasion, il utilise ses oreillettes et entend donc tout clairement. Mais vous, vous ne parvenez pas à l’entendre correctement car son micro est trop loin de sa bouche et frotte en plus contre son écharpe. Vous entendez aussi tous les bruits de fond gênants, comme les voitures qui passent ou encore les enfants qui jouent. Votre collègue décide donc de rentrer chez lui au plus vite et propose de d’abord donner la parole au collègue néerlandais.
Après une courte discussion avec lui, vous constatez qu’il est déjà 12 h 30. Il est grand temps de savourer votre déjeuner ! Vous oubliez cependant d’éteindre votre micro : vos collègues entendent sans le vouloir les bruits de votre mastication. Ils vous en font rapidement la remarque, et vous tentez de vous excuser en lançant une blague sur votre micro externe qui fait apparemment bien son boulot. La réunion se poursuit sans problème et à 13 h, vous voilà fin prêt à participer à une autre réunion.
Avant de vous connecter, vous notez qu’il faudrait savoir pour l’avenir comment organiser une réunion en ligne sans problème.
Ne cherchez plus puisque notre précédent article vous donne toute une série de conseils pour garantir la réussite de votre réunion en ligne.
Vous souhaitez avoir d’autres conseils ? N’hésitez pas à nous contacter afin d’analyser l’approche à suivre dans le cadre de votre prochaine réunion (en ligne) avec interprètes afin de vous garantir une réunion sans heurt.
