Heb je het online vergaderen al in de vingers?
De coronamaatregelen worden geleidelijk aan versoepeld, maar in de afgelopen twee maand ontstond toch een nieuw normaal: het online vergaderen.
Vele organisaties werden een tweetal maanden geleden in snelheid gepakt. In een mum van tijd vergrendelden onze regeringen het land. Bedrijven die open mochten blijven, moesten zo veel mogelijk overschakelen op telewerk. Voor Déesse en Eloquentia geen probleem: onze bedrijfsvoering is al sinds jaar en dag voorzien op telewerk. Andere bedrijven hadden er wel een vette kluif aan.
Ondertussen zijn we een tweetal maand verder. Bedrijven die de deuren niet hebben gesloten, hebben kunnen proeven van een digitale werkomgeving of hebben die uitgebouwd. Er ontstond een nieuw normaal. Werkvergaderingen werden afgewisseld met Zoomeritivo’s. Iedereen roeide met de riemen die hij had en paste zich zo goed en zo kwaad mogelijk aan de nettiquette aan.
Maar … Wat hebben we nu geleerd?
Online vergaderen is slopend. Onderzoek toonde aan dat je tijdens vergaderingen waarbij je je webcam gebruikt, permanent alert bent omdat iedereen je te allen tijde kan zien, zonder dat je zeker weet of ze kijken. Om niet uit de toon te vallen, gun je jezelf geen moment rust, ook niet wanneer je gewoon met je vrienden chat. Houd het dus kort, maar krachtig. Weersta de neiging om uit te weiden en de bijeenkomst zo te laten uitlopen. Je bent thuis en je verliest dus geen tijd met verplaatsingen, maar dat betekent daarom nog niet dat je tijd minder kostbaar is.
Online vergaderen is slopend. Ik val in herhaling; ik weet het. Maar toch, los van onze eerste tip, is er nog eentje die we kunnen meegeven om de bijeenkomst minder vermoeiend te maken: gebruik een degelijke, comfortabele headset met een degelijke, ingebouwde microfoon. Niets is zo vervelend als een headset die je na tien minuten hoofdpijn bezorgt omdat hij te veel spant om je oren. Je gebruikt best ook geen luidsprekers want die kunnen bij je gesprekspartners echo veroorzaken. Als iedereen bovendien een goede microfoon gebruikt, is iedereen ook vlot verstaanbaar en vermijden we gebral en gekraak in de oren.
In dat opzicht moeten we met zijn allen opletten voor de zogenaamde “akoestische schok”. Een akoestische schok ontstaat wanneer plots een geluid met een veel te hoog volume het oor bereikt. We kennen het allemaal: we zetten het geluid iets harder omdat Tine niet goed hoorbaar is, maar Wouter pikt er zonder waarschuwing op in en komt veel luider door. In het beste geval schrikken we even en zetten we het geluid onmiddellijk weer lager, maar in het slechtste geval kunnen we (blijvende) gehoorschade ondervinden. Er bestaan headsets die akoestische schokken opvangen en zo je oren beschermen. Heb je al een headset, maar is die niet uitgerust met zo’n systeem? Geen nood, je kan ook een apparaatje kopen dat je aansluit tussen je headset en computer, met hetzelfde effect en er bestaat zelfs (gratis) software voor.
Voor een vlotte online vergadering ga je best ook voor een bekabelde internetverbinding. Wifi werkt best wel goed, maar is toch minder stabiel en snel dan een kabel. Staan er veel camera’s op, dan ga je het verschil wel merken.
Een laatste tip: gebruik zeker je webcam. Inderdaad, hierboven zei ik dat je webcam opzetten je alert houdt, maar het is ook zoveel aangenamer voor je gesprekspartners om te zien, en niet alleen te horen, dat je er bent. Zeker in tijden van semi-lockdown is het wel fijn om bekende gezichten te zien. Gebruik zeker je camera als je online wordt getolkt. De toehoorders van de tolken horen immers enkel de stem van de tolk die actief is en weten dus zonder camera heel moeilijk wie er werkelijk aan het woord is. Wil je niet dat je collega’s de rommel van je kinderen achter je bureau zien? Geen nood. Tools zoals Zoom en Skype laten je toe om je achtergrond te vervagen. Deze functie werkt niet perfect, maar als je een paar tientallen euro’s ervoor over hebt, kun je een greenkey kopen voor je bureaustoel en het effect gigantisch verbeteren.
Online vergaderen: het is een kunst op zich, maar als je een paar richtlijnen indachtig bent, komt het zeker goed.
