Met een vertaalstijlgids kan uw organisatie consistent communiceren in elke taal. Bij Eloquentia zijn we overtuigd van het belang van die consistentie. Daarin staan we niet alleen. Op de website van Forbes lezen we dat dit het vertrouwen van de klant verhoogt. Benieuwd hoe u een dergelijke stijlgids best aanpakt, wat de voordelen ervan zijn voor interne en externe vertalingen en welke rol Eloquentia hierin kan spelen? Dan zal dit blogartikel u interesseren.
Het belang van consistente communicatie
Stel, u krijgt van een bedrijf een brief waarin u als “mevrouw” of “mijnheer” wordt aangesproken, met de bijhorende beleefdheidsvormen. Enkele dagen later ontvangt u een tweede brief waarin u bij uw voornaam wordt aangesproken met je-vormen. Daar zit een folder bij die in een onpersoonlijke stijl is opgesteld waar u zich helemaal niet betrokken bij voelt. Die communicatie is allesbehalve consistent.
Wat ook uw interesses en beroep zijn, de kans is groot dat dergelijke, inconsistente communicatie weinig vertrouwen bij u wekt, ook al zou u er niet meteen de vinger op kunnen leggen waarom. Dat is althans de reden waarom Mary Shores in haar Forbesartikel ijvert voor consistente communicatie. Ze gaat hier voornamelijk in op de inhoud en situeert haar pleidooi in de context van klantendiensten. Wij bij Eloquentia menen dat dit in al uw communicatie bijdraagt tot de geloofwaardigheid van uw onderneming.
Omdat elke persoon een eigen communicatiestijl heeft, is het van belang om hierover binnen uw organisatie duidelijke afspraken te maken. U heeft evenwel niet gewacht op een vertaalbureau om u daar attent op te maken, natuurlijk. Waarom zouden wij daar dan aandacht aan besteden? Omdat vertalingen de (in)consistentie van de bronteksten vermenigvuldigen in elke doeltaal. Als uw teksten deels intern, deels extern worden vertaald (door verschillende leveranciers), wordt de situatie alleen maar heikeler. Daar is gelukkig een handige oplossing voor: de vertaalstijlgids.
De vertaalstijlgids: van papier tot vertaalsoftware
In een eenvoudige tabel, in Word bijvoorbeeld
Een vertaalstijlgids invoeren in uw onderneming hoeft geen huzarenstukje te zijn. Als u bijvoorbeeld in Vlaanderen, Brussel en Wallonië actief bent, kunt u eenvoudigweg de communicatieafspraken van Frans en Nederlands opnemen in een document in twee kolommen, eventueel met een korte toelichting. Daarin vermeldt u dan aansprekingsvormen intern en extern, afsluiter van een mail intern en extern, afsluiter van een brief intern en extern, afspraken rond u- en je-vormen, specifieke begrippen met de juiste term, specifieke tools die al dan niet een verschillende naam hebben in elke taal, functietitels, gangbare afkortingen, enzovoort.
In Excel
Zo’n eenvoudige stijlgids is enkel handig als de afsprakenlijst vrij beperkt is, of om de belangrijkste aandachtspunten samen te vatten. Beperk het best tot één of maximum twee pagina’s. Zodra de lijst langer wordt, wordt het handiger om de informatie in een Excel-bestand op te nemen. Daarin kunnen de betrokkenen zoekopdrachten uitvoeren. In grotere bedrijven is dat algauw handig, bijvoorbeeld door het grote aantal functies, diensten of specifieke termen.
In de vertaalsoftware
Zowel een eenvoudig document als een Excel-bestand ontvangen wij graag van onze klanten die over een (vertaal)stijlgids beschikken. Om een snelle service te garanderen zonder aan kwaliteit te moeten inboeten, organiseren wij ons graag efficiënt. De inhoud van papieren en Excel-versies van vertaalstijlgidsen vinden dan ook hun weg naar onze vertaalsoftware. We kunnen er termen in opnemen en de klantspecifieke vertaling, en ook termen die we niet mogen gebruiken. Het volstaat dan dat wij de te vertalen documenten van klant X op een specifiek manier verwerken. Na vertaling laten we onze vertaalsoftware het document controleren en worden we verwittigd wanneer we bepaalde vertaalafspraken over het hoofd zouden hebben gezien.
Het spreekt voor zich dat we dit eerst in onze vertaalsoftware moeten instellen, hetgeen tijd vraagt. Dit loont echter. Omdat we voor verschillende klanten uiteenlopende afspraken moeten respecteren, is het handig dat die informatie beschikbaar is in onze vertaalsoftware, die ons toelaat dit in een specifiek project te definiëren. Verwelkomen we in ons team een nieuwe collega, dan kan die ook meteen steunen op de geautomatiseerde vertaalstijlgidsinformatie in onze software. Organisaties met een meerkoppige vertaaldienst doen hier ook hun voordeel mee, zeker als ze bovendien een deel van het vertaalwerk uitbesteden.
Eloquentia en uw vertaalstijlgids
Waar u vandaag ook staat met uw vertaalstijlgids, we bekijken graag met u hoe wij daar verder aan kunnen bijdragen. Wij hebben bij Eloquentia niet alleen ervaring hiermee, onze algemeen bestuurder, Sébastien Devogele, is bovendien erkend trainer voor onze vertaalsoftware (Trados Studio). Wenst u hier verder op in te gaan en een eventuele samenwerking te bespreken? Of een professionele opleiding voor uw vertaaldienst in de vergaande mogelijkheden van Studio? Neem dan vandaag nog contact met ons op via info@eloquentia.biz.
