Wist u dat u, net als bij een gewone vergadering, ook tolken kunt inschakelen voor uw online vergadering? Net als bij een gewone tolkopdracht, neemt u best enkele (voorzorgs)maatregelen om de vergadering vlot te laten verlopen. Wij geven alvast vijf tips.
1) Surf niet op wifi
Volg de vergadering indien mogelijk niet via wifi maar plug de internetkabel in. Vaak is bekabeld internet stabieler dan wifi. Zo voorkomt u dat u middenin uw vergadering plots wegvalt en daardoor belangrijke delen van de vergadering mist.
2) Gebruik een USB-micro
Heel wat mensen gebruiken de ingebouwde microfoon van hun laptop, maar dat geeft vaak een slechte geluidskwaliteit. Investeer daarom in een USB-microfoon of in een hoofdtelefoon met ingebouwde microfoon. Bij die laatste optie hebben andere deelnemers ook minder last van de omgevingsgeluiden in uw buurt. Het zorgt er ook voor dat de tolken u beter begrijpen en dus beter te werk kunnen gaan.
3) Zet slechts één vergaderprogramma open
Normaal gezien volgt u geen twee vergaderingen tegelijkertijd. Sluit daarom andere vergaderprogramma’s af. Combineren is meestal een slecht idee, omdat sommige vergaderprogramma’s als het ware uw microfoon en camera ‘kapen’. Vergadert u bijvoorbeeld via Zoom? Sluit dan Teams af.
4) Test tijdig en voorkom stress
Test op voorhand goed of alles (microfoon, camera, presentatie, scherm delen …) werkt. Eigenlijk net als bij een gewone presentatie. Zeker wanneer u een voor u onbekend platform dient te gebruiken. Doe dit ook wanneer u niet zelf presenteert. Vaak staat een online vergaderruimte 5 à 10 minuten, soms zelfs een uur op voorhand open. Log dan al in om te zien of alles werkt, zodat u klaar bent wanneer de presentatie start. Wil u extra zekerheid? Test dan het platform een paar dagen voor de feitelijke vergadering.
5) Zet uw camera aan als u actief wil deelnemen
Om bandbreedte te sparen, zetten heel wat mensen hun camera uit. Wanneer u echter actief wil deelnemen aan een vergadering, is het beter om uw camera aan te zetten. De anderen zien dan uw lichaamstaal, kunnen gesprekken gemakkelijker volgen én het maakt het tolken eenvoudiger. Let ook op uw microfoon: zet die uit wanneer u niet spreekt. Zo vermijdt u storende achtergrondgeluiden voor anderen. Vergeet die uiteraard niet weer aan te zetten wanneer u het woord neemt. Kortom: als u spreekt, micro en camera aan. Als u enkel volgt, micro en camera uit. Simpel, niet?
Hebt u binnenkort een online vergadering met anderstaligen? Reserveer dan tijdig uw tolken zodat iedereen de vergadering in zijn/haar moedertaal kan volgen. De tolken van Eloquentia staan voor u klaar.
