Ondertussen bent u hoogstwaarschijnlijk al gewend aan online vergaderen. De kans is groot dat u meerdere malen per week via een videocall afstemt met uw collega’s en dat u ook regelmatig een grotere online vergadering moet bijwonen of organiseren. Maar wat als u binnenkort een meertalige vergadering op de planning hebt staan? Hoe bereidt u die het beste voor? Wij zetten alles even op een rijtje.
1 Ken uw deelnemers
Als organisator van de vergadering moet u zowel weten wie op de online vergadering verwacht wordt als wie er zal spreken. Gaat het om een presentatie waarbij er voornamelijk éénrichtingsverkeer is van de spreker naar de toehoorders of gaat het om een interactieve meeting waarbij heel wat mensen aan het woord komen? Bij een meertalige online vergadering is het ook van belang dat u goed weet welke talen de sprekers en de toehoorders spreken. Maak als eerste stap dan ook een lijstje met de sprekers en de verschillende talen.
2 Schakel tolken in
Eens u weet hoeveel talen er gesproken zullen worden, weet u ook hoeveel tolken u moet inschakelen. Wij leggen in dit artikel uit hoe u dat te weten kunt komen. Neem contact op met een tolkbureau en bespreek samen met hen uw situatie. Zo zijn de tolken van in het begin mee met het opzet en kunnen ze met u meedenken.
3 Kies de juiste online vergadertool
De meeste bedrijven vergaderen online via Microsoft Teams, Skype, Zoom of Google Meet. De meeste “bekendere” of “doorsnee” vergadertools zijn evenwel niet specifiek voor simultaan tolken gemaakt, in tegenstelling tot bijvoorbeeld QuaQua. Van die gangbare online vergadertools is Zoom de enige die wel de mogelijkheid biedt om simultaan te tolken. Die tool staat namelijk toe om met meerdere audiokanalen te werken, waardoor er een apart kanaal is voor de spreker(s) en voor de tolk(en). Meer uitleg over online simultaan tolken kunt u vinden in dit artikel.
4 Bezorg de agenda en/of presentatie aan de tolken
Om het tolken vlot te laten verlopen, is het handig dat u de presentatie of de agenda van de online vergadering op voorhand aan de tolken bezorgt. Zo kunnen zij zich optimaal voorbereiden.
5 Zorg voor een aangename vergaderomgeving
Online vergaderen kan helaas heel wat ongemakken met zich meebrengen: een slechte verbinding, storend achtergrondlawaai, problemen met de microfoon of het scherm… Wij gaven eerder al handige tips voor uw online vergadering met tolken en vertelden u waar u zoal op moet letten. Daarnaast kunt u hier lezen hoe een online vergadering met tolken helemaal de mist in kan gaan. Om onze klanten uitstekende kwaliteit te garanderen, bouwden wij op kantoor een eigen tolkcabine voor onze online opdrachten.
Wij zijn ervan overtuigd dat u met deze tips een geslaagde online meertalige vergadering met tolken tegemoet gaat. Onze tolken staan met veel plezier voor u klaar. Neem contact met ons op voor het nodige advies en een correcte offerte.
