Congreszaal Kamer Van Volksvertegenwoordigers
[Lisez la traduction française ici.]
Aangezien de laatste paar maanden artikeltjes met als titel “X manieren om Y” als paddenstoelen uit de grond schieten, vond ik het een goed idee om zelf ook eens dat stramien toe te passen in mijn blog. Het resultaat: vijf manieren om een vergadering of conferentie waar tolken aan het werk zijn of zouden moeten zijn, naar de knoppen te helpen.
Inhoudelijke voorbereiding
Klanten die tolken willen inschakelen, houden er vaak niet van om op voorhand de tolken degelijk in te lichten over de inhoud van de bijeenkomst. Tolken hoeven niet alles van tevoren te weten, maar in vele gevallen is een degelijke inhoudelijke voorbereiding wel degelijk vereist. De woordenschat voor een conferentie over bekkenbodemspieren of de castratie van varkens zuig je als tolk niet zomaar uit je duim … Het argument van de geheimhouding gaat trouwens niet op: tijdens de vergadering zelf krijgen de tolken dan toch de vertrouwelijke informatie te horen en te zien. Dat betekent daarom nog niet dat ze er nadien mee te koop lopen. Dus kan de organisator van een getolkt evenement de tolken maar best zo veel mogelijk informatie op voorhand toesturen.
Foute opstelling
Elk evenement, elke vergadering is (te) duur. Werknemers worden van hun werk weggehaald, de catering moet worden betaald, de vergaderlocatie misschien ook, en dat geldt uiteraard ook voor de tolken. Het risico voor de vertolking is dat – onder het mom van kostenbesparing – een organisator ervoor kiest om bijvoorbeeld te werken met een fluisterset (of: tolkenkoffer) voor een bijeenkomst die eigenlijk om een cabine vraagt. Een fluisterset is niet zomaar een goedkope vervanging voor een cabine. Beide uitrustingen hebben hun nut, maar wel in verschillende omstandigheden. De kans bestaat (en is zelfs groot) dat de vertolking door een foute uitrustingskeuze voor een stuk in het water valt, terwijl de organisator van de vergadering toch best wel wat centen kwijt is. Beter iets méér geld uitgeven en kunnen rekenen op een degelijke dienstverlening, me dunkt.
Vindt u het moeilijk om te kiezen? Neem dan onze Tolkenwegwijzer bij de hand of bel ons kantoor gewoon even op (+32 472 76 54 55) zodat we samen kunnen nagaan hoe we van uw meertalige bijeenkomst een succes kunnen maken.
Geen briefing
Een briefing van de tolken en van de spreker(s) duurt niet lang, kost geen geld, en leidt zonder uitzondering tot een vlottere bijeenkomst. Tolken heel kort de “wie-wat-waar-hoe-wanneer-waarom” uitleggen en sprekers die een presentatie geven bewust maken van de trekjes die het onmogelijk maken om goed te tolken, is een kleine moeite die niettemin een aanzienlijke impact heeft op het comfort van het publiek.
Tolken met zicht
Steek tolken niet weg achter een pilaar of gordijn. Akkoord, een mobiele, muisgrijze cabine is geen toonbeeld van strak design, maar als u de tolken wegstopt, doet u er meer kwaad mee dan goed. Tolken die hun sprekers niet (goed) zien, tolken niet zo goed. Punt. Draai het liever om: geef tolken een goed zicht op wat er gebeurt en de vertolking zal veel soepeler en vooral vollediger zijn. Het publiek vaart er wel bij. Wilt u de tolken toch niet in de vergaderzaal, overweeg dan ons systeem van tolken op afstand.
Praktische afspraken
Met wat ik nu ga schrijven, denkt u ongetwijfeld dat ik een open deur intrap, maar geloof me: het komt vaker voor dan u denkt. Het spreekt voor zich dat tolken best lang genoeg op voorhand worden geboekt (tolken worden inderdaad heel vaak ‘vergeten’) en dat u elke wijziging van datum of uurrooster ook zo snel mogelijk dient te melden aan de tolken. Elk jaar heb ik het herhaaldelijk voor: op vrijdagnamiddag gecontacteerd worden door een klant die tolken nodig heeft op maandag, of een half uur op voorhand ter plekke aankomen om te horen te krijgen dat de bijeenkomst de week voordien geannuleerd werd of dat de vergadering is verplaatst naar een later uur. Niet zo leuk voor de tolken, maar vooral: een duur grapje voor de eindklant.